طی فرآیند سابمیت مقالات، ارایه یک کاور لتر یا نامه مختصر عامل ترغیب سردبیر ژورنال به گفتگو با نویسنده مقاله است و با توجه به طولانی بودن مقالات این امر ضروری می نماید. کاورلتر باید با حوصله و به دور از عجله نوشته شود.

در کاورلتر باید عنوان مقاله، نکات کلیدی مقاله و دلایل ارسال مقاله شما به این ژورنال بیان شود. این نامه باید جامع و حداکثر در یک صفحه باشد. خطاب به سردبیر عنوان کنید که این مقاله تنها به این ژورنال ارسال شده و در ژورنال دیگری درحال داوری نمی باشد. اگر مقاله دارای چند نویسنده است، به هم نظر بودن آنها در ارسال مقاله اشاره کنید. البته بعضی از ژورنال ها یک فرم نمونه برای کاورلتر این نامه دارا می باشند.

متن کاورلتر باید رسمی نوشته شود و بدون اشتباهات نگارشی باشد. ساختار آن به این صورت است که ابتدا باید نام سردبیر مجله نوشته شود و در انتها مشخصات نویسنده شامل نام، مدرک تحصیلی، سمت و راه های ارتباطی مانند شماره تلفن و ایمیل قید شود.‍

موارد زیر می توانند به حرفه ای تر شدن کاورلتر شما کمک کنند :

تطبیق اهداف و چشم انداز مجله با پژوهش صورت گرفته.

انتخاب ادیتور مناسب ژورنال، چرا که مسیولیت هر حوزه تحقیقاتی یک مجله مختص ادیتور خاص می باشد. اگر ادیتور مشخصی وجود نداشت، کاورلتر به Editor-in-Chief نوشته می شود.

ذکر صحیح عنوان مقاله و نام مجله.

روش های اصلی استفاده شده در پژوهش بیان شود.

اطلاعات مربوط به کمک هزینه های پژوهش را ارائه دهید.

اشاره کنید که ضرورت انجام این پژوهش چه بوده است؟

درمورد حوزه کاری خود اطلاعاتی بدهید. چه چیزی باعث اهمیت این موضوع شده است؟

مقاله به چه شکل انتشار یابد؟ (type of paper)

اطلاعات تماس نویسنده مسئول مکاتبات قید شود.