برای ارسال مقاله باید نمونه مقالاتی که در مجله چاپ شده اند و به صورت sample issue در سایت مجله مشخص می شوند را دانلود کرده تا با فرمت و شیوه نگارش مقالات اشنا شوید. اگر موارد نگارشی در نوشتن مقاله رعایت نشده و انگلیسی متن ضعیف باشد، ارزش مقاله نوشته شده از نظر داوران بسیار پایین بوده و حتی ممکن است مقاله بدون داوری بازگردانده شود.

برای ارسال مقاله باید نمونه مقاله هایی که در اخرین شماره مجله ثبت شده اند که عموما تحت عنوان sample issue‌ معرفی می شوند را مطالعه کنید تا با فرمت نوشتن مقالات آشنا شوید. اگر نکات نگارشی مورد نظر مجله رعایت نشود، مقاله نوشته شده از نظر داوران دارای ارزش پایینی می باشد و حتی در برخی موارد، مجله آن مقاله را بدون داوری برمی گرداند.

در شرایطی که موضوع مقاله ارسالی در حیطه تخصص سردبیر اصلی مجله نباشد، فردی از شورای سردبیری با عنوان سردبیر مسئول انتخاب می شود که مسئولیت مقاله را بر عهده می گیرد. این سردبیر داورها را تعیین کرده و نظرات آنها را ویرایش می کند. سردبیر اصلی بر اساس نظر سردبیر مسئول و داوران نظر نهایی را در مورد مقاله اعلام می کند.

قبل از ارسال نسخه نهایی پیش نویس مقاله برای مجله، موارد زیر به صورت جداگانه تهیه و اپلود شود

Title Page : این بخش شامل عنوان مقاله، نام نویسنده ها و وابستگی آنها به مرکز تحقیقاتی، مشخص کردن نویسنده مسئول مکاتبات و قید کردن ایمیل و شماره تماس وی می باشد.

(ممکن است نیاز به فایل جداگانه باشد.)

 : Cover Letterنامه ای شامل توضیح مختصر راجع به محتوای مقاله و نتایج آن است که از طرف نویسنده یا نویسنده های مقاله به مجله ارسال می شود. علاوه بر این ها باید به موارد زیر اشاره شود :

این مقاله قبلا در جایی چاپ نشده است و در حال حاضر نیز برای مجله دیگری ارسال نخواهد شد.

: Suggest Reviewers لیست اسم داورهای پیشنهادی از سمت نویسندگان جهت داوری کردن مقاله ارسال شده. حداقل تعداد اسامی این فهرست سه داور می باشد. که باید اطلاعاتی چون نام و اطلاعات تماس و نام مرکز تحقیقاتی داوران ذکر شود.

(بعضی از مجلات فایل جداگانه برای این بخش نیاز است). اگر داوران متخصص در زمینه مقاله را پیشنهاد دهید، فرآیند داوری مقاله شما را تسریع می کند.

Oppose Reviewers : بخشی اختیاری که شامل افرادی است که مایل نیستیم داور مقاله ما باشند.

Confliet of Interests : این قسمت نشان دهنده رضایت کامل نویسندگان پژوهش از ترتیب اسامی و بقیه موارد می باشد. در برخی مجلات بخشی جداگانه برای این مورد وجود دارد یا نیاز است فایل مجزایی ارسال کرد.

  : Research Highlights این بخش عبارتست از بیان نتایج ب دست آمده از پژوهش و نوآوری انجام گرفته در قالب جملات محدود. بسته به مجله تعداد کلمات متغیر است که معمولا زیر ده کلمه قابل قبول است.

بعد از آماده شدن موارد پیش گفته، نویسنده مسئول مکاتبات می تواند به ارسال manuscript به مجله اقدام کند. برای این کار ابتدا باید در سایت مجله ثبت نام (Register) کنید و پس از تکمیل بخش های مورد نیاز مانند نام و مشخصات، ایمیل، نام کاربری و پسورد و Affiliation در سایت، گزینه ارسال مقاله

(Submit an article) را انتخاب کنید.

با انتخاب این گزینه، منوی ارسال مقاله آشکار می شود که مراحل زیر را باید دنبال کنید :

انتخاب نوع مقاله (letter، review paper، ... )

وارد کردن عنوان مقاله

وارد کردن مشخصات نویسنده های همکار با رعایت ترتیب و تعیین وابستگی

درج چکیده مقاله

وارد کردن اطلاعات تکمیلی در ارتباط با مقاله

درج نکات ضروری که به صورت فایل pdf‌ درآمده و تنها سردبیر مقاله آن را در اختیار دارد.

درج داوران پیشنهادی  (Suggest Reviewers)

درج داورانی که با آنها مخالف هستیم  (Oppose Reviewers)

انتخاب سردبیر (Request an Editor)

یا رضایت نویسندگان در انجام پژوهش (Conflict of interest)

ضمیمه کردن فایل‌ها

در بخش پیوست کردن فایل، فایل های آماده شده برای Cover Letter، Manuscript و بقیه فایل ها در صورت لزوم آپلود می شوند.

توجه به این نکته ضروری است که در فایل manuscript حتما پس از متن مقاله و مراجع، ابتدا جداول و سپس شکل‌ها را از manuscript خارج کرد و سپس هر یک از آن‌ها را در قالب فایل‌های جداگانه یک به یک آپلود نمود. توصیه می‌شود که نسخه اصلی فایل ورد ).doc یا  (docx. برای manuscript آپلود گردد.

پس از کامل کردن موارد فوق، با انتخاب گزینه next، پیش نمایش خلاصه ای از فایل های به اشتراک گذاشته شده را مشاهده می کنیم. اگر در تکمیل قسمت ها و پیوست کردن فایل ها مشکلی پیش آمده باشد، در این بخش جهت اصلاح توسط نویسنده نمایش داده می شود. اگر همه قسمت ها به صورت صحیح تکمیل شده باشد، گزینه Build PDF for my Approval فعال می شود. در این زمان به نویسنده مسئول ایمیلی ارسال می شود که فایل PDF مقاله ساخته شده است و پروسه ارسال باید به تایید نهایی وی برسد. دقت شود که در این مرحله گزینه Back انتخاب نشود و در عوض دکمه Back to Main Menu فشرده شود. با فشردن این دکمه مجددا به منوی اصلی برمیگردید و گزینه Submissions Waiting for Author’s Approval فعال خواهد شد.

با فشردن دکمه Submissions Waiting for Author’s Approval، و با انتخاب گزینه Action Links منوی کوتاهی نمایش داده می شود. با کلیک بر دکمه View Submission می توان فایل PDF آماده شده توسط سایت را دریافت کرد. با بررسی فایل و در صورت عدم وجود مشکل با کلیک بر Approve Submission، تایید نهایی مقاله و ارسال آن به مجله انجام می شود. در این مرحله هیچگونه اصلاح و تغییری در فایل قابل انجام نیست و ایمیل تاییدیه دریافت مقاله توسط مجله به نویسنده مسئول ارسال می شود.

در صورتیکه PDF ساخته شده نیاز به اصلاح داشته باشد، می توان با انتخاب گزینه Edit Submission

 فرآیند ارسال به تایید نهایی ایشان نیاز دارد. دقت شود که دکمه Back را فشار ندهید و در عوض گزینه Back to Main Menu را انتخاب کنید، با انتخاب این گزینه دوباره به منوی اصلی باز می‌گردید و گزینه Submissions Waiting for Author’s Approval فعال می‌گردد.

با فعال کردن گزینه Submissions Waiting for Author’s Approval، و با کلیک کردن بر روی گزینه Action Links منوی کوچکی ظاهر می شود با انتخاب گزینه View Submission می توان فایل PDF ساخته شده توسط سایت مجله را مشاهده و نیز ذخیره کرد. اگر این فایل مورد تایید بوده و مشکلی وجود نداشت با انتخاب گزینه Approve Submission، مقاله تایید نهایی شده و به مجله ارسال خواهد شد. در این حالت امکان هیچ گونه تغییری در محتویات فایل ارسال شده وجود ندارد . همچنین پیامی به ایمیل نویسنده مسئول فرستاده می شود که تاییدیه دریافت مقاله توسط مجله می باشد.

درصورتیکه فایل pdf ساخته شده دارای مشکلی است که نیاز به اصلاح دارد، می توان با انتخاب گزینهEdit Submission ، دوباره کل فرآیند گفته شده را ویرایش کرد تا سایت فایل جدیدی بسازد. اگر به طور کلی از ارسال مقاله منصرف شده اید می توانید با فشردن دکمه Remove Submission مانع ادامه فرآیند شوید.

چنانچه مقاله تایید نهایی شود، چند روز بعد به مقاله یک شماره پیگیری یا Manuscript Number تعلق می گیرد و سردبیر در صورت مرتبط بودن مقاله با مجله و رعایت شدن موارد نگارشی متن، داوران مقاله را تعیین می کند.

اگر پس از مدتی از ارسال مقاله به مجله ای، تمایل به انصراف از ادامه روند داشته باشید، می توانید با ارسال یک ایمیل به مجله، مقاله را پس بگیرید. در بعضی سایت ها با انتخاب گزینه Withdraw می توانید به آسانی فرآیند داوری مقاله را متوقف کنید.